Ledigt jobb: Administrativ assistent

Som administratör hos oss kliver du in i en central roll där du får vardagen att fungera.

Vi söker dig som vill bli en del av vårt backoffice-team i Västberga. Här blir du en viktig del av Region Stockholm och arbetar nära kunder, säljare och transportledare. Med många kontaktytor och ett stort ansvar håller du ihop det dagliga flödet, säkerställer effektiva processer och bidrar till att utveckla våra arbetssätt.

Du får en omväxlande roll där du självständigt planerar, prioriterar och strukturerar ditt arbete. Du hanterar faktureringsflöden, analyserar kundstatistik och fungerar som en rådgivande partner i frågor som rör fakturering och rapportering. Genom din dagliga dialog med kunder och interna funktioner identifierar och hanterar du avvikelser, driver ärenden framåt och bidrar till effektiva processer och hög kvalitet i leveransen.

Du blir en del av ett team med engagerade kollegor inom administration och kundtjänst och rapporterar till administrativ chef. Gruppen består av en dynamisk mix av juniora och seniora medarbetare som värdesätter kunskapsdelning och samarbete.

• Hantera faktureringsflöden i systemet, inklusive månads-, kvartals- och årsfaktureringar.

• Ta fram statistik och återrapportering till våra kunder. (Vi arbetar bland annat mot kommuner, statliga myndigheter, fastighetsägare och BRF:er.)

• Hantera ärenden kopplade till fakturering och statistik via vårt ärendehanteringssystem samt via telefon.

• Utreda avvikelser, felsöka och samarbeta med andra avdelningar för att hitta lösningar.

• Ha daglig kontakt med kunder kring frågor om fakturering, statistik och avtal.

• Vara ett stöd till kundtjänst vid behov, exempelvis under perioder med hög belastning.

• Arbeta strukturerat i våra system för att säkerställa kvalitet, uppföljning och effektiva arbetsflöden.

• Bidra till utvecklingen av rutiner, processer och arbetssätt tillsammans med teamet.

Vi söker dig som är strukturerad, ansvarstagande och trivs i en roll med många kontaktytor och parallella arbetsuppgifter. Du har förmågan att skapa överblick, prioritera rätt och säkerställa att deadlines hålls – även när förutsättningarna förändras. Eftersom du har daglig kontakt med både externa och interna parter är du trygg i din kommunikation och anpassar enkelt ditt budskap efter mottagare och situation.

Du är analytisk och noggrann, med ett öga för detaljer och en förmåga att snabbt upptäcka avvikelser. Med ett lösningsorienterat och proaktivt arbetssätt tar du ansvar för att driva ärenden framåt och hitta hållbara lösningar. Vidare trivs du i en miljö där arbetssätt och processer utvecklas löpande, är nyfiken samt tar egna initiativ som bidrar till förbättringar. Framför allt bidrar du till en positiv och samarbetsinriktad kultur.

• Avslutad gymnasieutbildning.

• Något eller några års erfarenhet av administrativt arbete med fokus på fakturering.

• Mycket goda kunskaper i Excel och stor vana av att förstå, bygga upp och arbeta med komplexa filer och större datamängder.

• God systemvana och erfarenhet av att arbeta i flera olika system parallellt.

• Goda kunskaper i Office-paketet.

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

• Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller liknande område.

• Erfarenhet av att utveckla processer, rutiner eller arbetsflöden.

• Erfarenhet av Power BI, SharePoint eller ärendehanteringssystemet Imbox.

• Erfarenhet av system som InExchange, DCE eller Visma.

Hos oss i Västberga kliver du in i en kultur där vi stöttar varandra, delar kunskap och arbetar tillsammans för att nå våra mål. Vi befinner oss i en spännande utvecklingsresa där vi just nu formar och förbättrar våra rutiner – det innebär att du får stora möjligheter att vara med och påverka framtidens arbetssätt.

Placering: På plats på vårt kontor i Västberga, Stockholm.

Omfattning: Heltid, tillsvidare med inledande provanställning.

Arbetstider: 07.00–16.00 med viss möjlighet till flex.

Tillträde: Tidigast den 1 september, men vi väntar gärna på rätt person.

Vi arbetar med löpande urval, så vänta inte med att skicka in din ansökan! Processen består av telefonintervju, djupare intervjuer där du bland annat får träffa rekryterande chef och kollegor, samt referenstagning.

Observera att vi under semesterperioden har något längre svarstider, och kommer påbörja intervjuprocessen tidigast v.34.

Varmt välkommen med din ansökan!

Bli en del av ett bolag som varje dag arbetar för en ljusare framtid, för kommande generationer och vår planet; REMONDIS – cirkulär ekonomi – på riktigt.

REMONDIS är världens tredje största återvinningsbolag och vi ser till att över 30 miljoner ton avfall blir ny råvara – varje år. Vi verkar i en bransch som verkligen har framtiden för sig och som är en nödvändighet om världen ska ha en ljusare framtid. Vi är ett härligt team som utvecklar verksamheten i Sverige för att leverera branschens bästa service inom återvinning.